KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve iletişim

Unvan: Metoraz Finansal Yazılım A.Ş.. Adres satırı: İzmir, Türkiye. Gizlilik başvuruları: info@metoraz.com. Tam sokak adresi bu metinde yer almamaktadır.

2. İşlenen kişisel veriler

Uygulama kodunda görülen kapsam şöyledir. Özel nitelikli kişisel veri toplamayı amaçlamayız. Gelen e-posta veya ekte böyle bir veri bulunursa, talep işleme kapsamında rastlantısal olarak işlenebilir ve model çağrısından önce maskelenmeye çalışılır.

Model çağrısından önce talep metni ve konu satırında maskelenenler: e-posta adresleri; e-posta başlık satırlarındaki (From/To/Cc/Bcc/Reply-To vb.) adresler ve görünen adlar; telefon numaraları (Türkiye cep ve sabit, uluslararası +…); checksum’u geçerli 11 haneli TCKN; checksum’u geçerli TR IBAN; Sayın/Sn. hitaplı ad-soyad kalıpları; TL/TRY/USD/EUR tutarları ve maliyet/marj benzeri ticari rakamlar.

• Hesap: e-posta, ad soyad, şifre (Neon Auth tarafından tutulur), şirket adı, roller ve üyelik durumu.
• Müşteri kartları ve kişiler: unvan, vergi no ve daire, adres, telefon, e-posta, satış temsilcisi ataması.
• Talepler ve teklifler: gönderen bilgisi, konu, metin, hizmet satırları, teklif taslakları, kapsam ve ödeme koşulları, müşteri yanıtı (kabul/ret ve gerekçe), denetim kaydı.
• Gelen e-posta ve ekler (PDF, XLSX, XLS, CSV): Gmail Apps Script veya Resend girişiyle okunur, saklanır ve ajan tarafından işlenir.
• Hizmet kataloğu ve müşteri listesi içe aktarımları, hizmet paketleri, şirket logosu.
• Teknik: oturum çerezleri, dil çerezi, form taslakları (sessionStorage), istek kimliği, yapay zekâ çağrı özetleri, uygulama içi bildirimler.

3. İşleme amaçları

Veriler, hesabı açmak ve yönetmek, oturum doğrulamak, talebi okuyup hizmet teklifi taslağı hazırlamak, teklifi müşteriye e-postayla göndermek, ekip içi bildirim e-postası göndermek, kuruluş bazlı erişim ve denetim kaydı tutmak, dil tercihini hatırlamak ve hizmeti güvenli sunmak için işlenir.

4. Hukuki sebepler (KVKK md. 5 ve 6)

Hesap ve site verileri için başlıca hukuki sebepler: md. 5/2-c (sözleşmenin kurulması veya ifası), md. 5/2-e (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması), md. 5/2-f (meşru menfaat: güvenlik, denetim, dil tercihi). Müşteri iş verilerinde hukuki sebebi kural olarak veri sorumlusu olan müşteri şirketi belirler; Metoraz Finansal Yazılım A.Ş. bunları talimat üzerine işler.

Md. 6 kapsamındaki özel nitelikli veriler bilinçli olarak işlenmez. Rastlantısal içerik için müşteri şirketinin talimatı ve kanundaki istisnalar saklıdır.

5. Toplama yöntemi

Veriler elektronik ortamda toplanır: kayıt ve giriş formları, paneldeki müşteri / talep / teklif ekranları, gelen e-posta entegrasyonu, dosya içe aktarma ve otomatik sistem kayıtları.

6. Aktarılan taraflar

Alıcılar, hizmeti sunmak için kullanılan işleyenler ve yetkili kullanıcılarınızdır. Üçüncü kişilere pazarlama amacıyla aktarım yapılmaz.

• Neon: Postgres veritabanı ve kimlik doğrulama (örnek bağlantı bölgesi: AWS eu-central-1, Frankfurt).
• Vercel: barındırma ve sunucusuz çalışma (uygulama bölgesi: fra1, Frankfurt).
• Yapay zekâ sağlayıcısı: Groq ve/veya Google Gemini. Maskelenmiş talep içeriği ve satır metni model çağrısına gider.
• Resend: işlemsel e-posta. offer@qortics.com teklif PDF'ini müşteriye, davet ve bildirim e-postalarını ekip üyelerine gönderir.
• Google (Gmail / Apps Script): gelen kutu entegrasyonu açıksa iletiler ve ekler Google altyapısından okunup Qortics’a iletilir.
• Müşteri şirketinin yetkili üyeleri ve, talimatları varsa, kendi alıcıları.

7. Yurt dışına aktarım (KVKK md. 9, 7499 sayılı Kanun ile değişik)

Neon ve Vercel Frankfurt (Almanya / AB) bölgesinde çalışacak şekilde yapılandırılmıştır. Groq, Gemini ve Resend için kod, sağlayıcıların kendi API uçlarını kullanır; işleme bölgeleri sağlayıcıya göre AB dışında (örneğin ABD) olabilir.

Yurt dışı aktarım, 7499 sayılı Kanun ile değişik md. 9 çerçevesinde; yeterli koruma bulunan ülkelere aktarım, standart sözleşmeler veya Kanunun öngördüğü diğer güvenceler ve istisnalar ile yapılır. Somut sözleşmelerin Kurula bildirimi bu metinde iddia edilmez.

8. Saklama

Hesap verileri hesap durduğu sürece; müşteri iş verileri müşteri şirketi hizmeti kullandığı ve talimat verdiği sürece; oturum çerezleri oturum sonuna veya sağlayıcı süresine; dil çerezi bir yıla; sessionStorage taslakları sekme kapanana kadar tutulur. Daha kısa veya uzun bir yasal saklama süresi varsa ona uyulur. Sabit yıl sayısı bu kod tabanında tanımlı değildir.

9. Otomatik işleme

Ajan talebi okur, hizmet kataloğuyla eşler ve teklifi taslak olarak hazırlar. Teklif, bir ekip üyesi “Müşteriye gönder” demeden müşteriye gitmez. Kod, bir gerçek kişi hakkında hukuki sonuç doğuran veya onu benzer şekilde ciddi etkileyen, yalnızca otomatik işlemlere dayalı bir karar mekanizması göstermez.

10. Haklarınız (KVKK md. 11)

Kanun md. 11 uyarınca; verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemler ile analiz edilmesine itiraz etme ve kanuna aykırı işlemden doğan zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Müşteri iş verileri için önce kendi şirketinizdeki veri sorumlusuna başvurun. Hesap ve site verileri ile işleyen sıfatıyla yardım için info@metoraz.com adresine yazın.

11. Başvuru yöntemi

Başvurular info@metoraz.com adresine e-posta ile yapılır. Kimliğinizi belgelemeniz istenebilir. Kanun ve Tebliğdeki süreler uygulanır. Yanıttan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet hakkınız saklıdır.